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“公章”管理诉讼风险提醒及防范措施!

作者:广东赋诚律师事务所/李健文,版权归作者所有,仅供学习参考之用,禁止用于商业用途。

 

  公章是企业最具权威的象征物件,具有法定的“公信力”。依据中国传统习惯,公章是公司合同、公文、介绍信、证明信等具有法律文书性质的文件生效的凭证,是公司意思表示外化的标识,如同封建社会皇帝玉玺、官印一样,其重要性不言而喻。因公章管理不善往往带来法律风险,导致严重后果。为防范公章管理不善带来的法律风险,应该对公章的管理使用应严格谨慎。

 

  对于在公章使用过程中的法律风险,主要存在以下几种情况。

 

  一是表见代理风险。主要指开具盖有公章的空白介绍信、合同、协议等法律文件造成的风险。我国《合同法》第49条有明确规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。”可见,公章管理人须时刻警醒,稍有不慎,就可能带来严重后果。

 

  二是由“关系章”、“人情章”带来的风险。从实际发生的多起公章纠纷来看,相当一部分法律风险是由于公章管理人员缺乏原则性、纪律性,违反印章管理制度,服从或威慑于领导的授意安排所造成。这种主观性很强的违规有上升之势,造成的风险不可小觑。

 

  三是保管、交接过程中产生的风险。公章外借、随意摆放、交接不清等违规操作都是风险隐患,都有可能给伺机作案人员以可乘之机。此外,操作中的疏漏,如合同协议等重要法律文件漏盖骑缝章,有可能导致合同内容被更改,从而导致法律风险。

 

  针对上述风险,有的企业负责人已经意识到公章管理不善会给企业带来巨大的法律风险,所以对公章的管理显然已经提到了一个比较高的高度,甚至有的负责人采用了极端的保护方式,宁可误事也不愿让其他人经手公章。

 

  还有些防范办法也比较另类,曾经有一家民营企业,为避免这种风险,私刻了一个与真章略有不同的假公章,如果不仔细观察对比,很难分辨真假,该民企就把真章藏起来,把假章拿出来,委托员工去加盖文件。该民企负责人的思路是这样的,如果公章加盖在对公司不利的文件之上,则不予承认。该民企的方法显然比较“巧妙”,但是这种做法违反了工商管理部门对公司企业相关的行政管理法规,破坏正常的商业次序。而且笔者认为,这并不是一个敢于承担责任的正规企业应该有的行为。

 

  除了上述“巧妙”的方法之外,还是存在其他正规的方式来构建防火墙的,建议应从如下几方面着手防范:

 

  首先,要建立健全并严格遵守各项规章制度,这是防范法律风险的根本保证。严格执行公章使用审批登记制度,对需要加盖公章的文件或材料,必须由主管领导审批签字后方可加盖。此外,还应设立公章使用登记簿,详细登记用印日期、事由数量、承办人、批准人等事项,并作为永久档案进行保管。严禁在空白信笺、介绍信、合同上用印。各级领导要带头遵守规章制度,防止违规事件的发生。

 

  其次,要合规操作,保证公章的正常使用和绝对安全。合规操作,注重细节,不留任何纰漏。公章管理人员要从公章的保管、使用、移交、收缴、销毁等各个环节查找风险点并严加防范,并特别注意风险高发环节:如在办公室以外的地点使用公章,必须征得主管领导批准,并由保管人员现场监章,做到“人在章在”;对于合同、协议类法律文件,要在法规部门进行法律审查后,加盖骑缝章以保证内容的合法完整。

 

  再次,要选择合格的人保管印章。法律风险实际上就是人的风险,为此,应选择政治可靠、品德优良、责任心强的人员管理公章。不仅要经常教育保管人员坚持原则,杜绝“关系章”、“人情章”,还要注重提高其综合素质,不断学习相关法律和业务知识,增强防范风险的能力。

 

  此外,一旦发现公章遗失,切忌隐瞒,要立即向单位领导、公章制发机关、当地公安部门报告,及时采取补救措施,尽可能减少损失和负面影响。总之,防范法律风险要坚持“以事前防范、事中控制为主、事后补救为辅”的原则。


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